엑셀 작업을 하다 보면 문서 전체가 아니라 특정 부분만 출력해야 할 때가 있어요. 그런데 아무 설정 없이 그냥 인쇄를 누르면 빈 셀까지 포함된 불필요한 페이지가 함께 출력되거나, 표가 딱 한 줄만 다음 페이지로 넘어가는 상황이 생기곤 합니다. 이럴 때 필요한 것이 바로 엑셀 인쇄영역 설정 기능이에요.
엑셀 인쇄영역 설정을 제대로 활용하면 원하는 범위만 정확하게 출력할 수 있고, 한 페이지 안에 내용을 깔끔하게 담는 것도 어렵지 않습니다. 오늘은 엑셀 인쇄영역 설정 방법부터 한 페이지 맞춤 인쇄까지 한 번에 정리해드릴게요.
1. 엑셀 인쇄영역 설정이 필요한 이유
엑셀로 작성한 표나 데이터가 시트의 일부에만 있더라도, 인쇄 시 빈 영역이 포함된 채로 여러 페이지가 출력되는 상황이 자주 발생합니다. 셀에 서식만 적용되어 있거나 보이지 않는 데이터가 남아 있는 경우, 엑셀이 해당 영역까지 엑셀 인쇄 범위로 인식하기 때문이에요.
엑셀 인쇄영역 설정을 통해 출력할 범위를 미리 지정해두면 이런 문제를 방지할 수 있고, 매번 인쇄할 때마다 같은 범위를 정확하게 출력할 수 있어 반복 업무에서도 훨씬 편리합니다.
※ 엑셀이 없다면 웹용 엑셀로 사용가능합니다!
2. 엑셀 인쇄영역 설정 방법
1) 기본 설정 방법
- 엑셀에서 인쇄할 범위의 셀을 드래그해서 선택합니다.
- 상단 메뉴에서 ‘페이지 레이아웃’ 탭을 클릭해요.
- ‘인쇄 영역’ 버튼을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 ‘인쇄 영역 설정’ 을 선택하면 완료예요.
설정이 완료되면 선택한 범위에 점선 테두리가 생기고, 이후 엑셀 인쇄 시 해당 영역만 출력됩니다. 엑셀 인쇄영역 설정은 파일을 저장하면 그대로 유지되기 때문에, 다음에 파일을 열어서 인쇄해도 동일한 범위가 적용돼요.
2) 여러 영역을 동시에 설정하는 방법
연속되지 않은 여러 범위를 동시에 설정하는 것도 가능합니다.
- 첫 번째 범위를 드래그해서 선택해요.
- Ctrl 키를 누른 채로 추가할 범위를 함께 드래그합니다.
- 두 범위가 선택된 상태에서 페이지 레이아웃 > 인쇄 영역 > ‘인쇄 영역 설정’ 을 클릭해요.
두 영역은 각각 별도의 페이지로 나뉘어 인쇄됩니다. 한 시트 안에 있는 서로 다른 표를 따로 출력하고 싶을 때 유용하게 쓸 수 있어요.
3) 인쇄영역 추가하는 방법
이미 엑셀 인쇄영역 설정이 되어 있는 상태에서 범위를 추가하고 싶다면 처음부터 다시 설정하지 않아도 됩니다.
- 추가할 셀 범위를 선택해요.
- 페이지 레이아웃 > 인쇄 영역 > ‘인쇄 영역에 추가’ 를 클릭합니다.
기존에 설정된 인쇄영역에 새 범위가 추가되며, 추가된 범위는 별도 페이지로 인쇄됩니다.
4) 인쇄영역 해제하는 방법
설정해둔 엑셀 인쇄영역을 해제하고 싶을 때는 아래와 같이 진행하면 됩니다.
- 페이지 레이아웃 탭을 클릭해요.
- ‘인쇄 영역’ 버튼을 클릭합니다.
- ‘인쇄 영역 해제’ 를 선택하면 설정이 전부 해제돼요.
3. 엑셀 인쇄영역 확인하는 방법
엑셀 인쇄영역 설정이 제대로 되었는지 확인하는 방법은 두 가지가 있어요.
1) 인쇄 미리보기로 확인
Ctrl+P를 눌러 인쇄 미리보기 화면을 열면 실제 인쇄될 엑셀 인쇄 범위를 눈으로 바로 확인할 수 있습니다. 인쇄 전에 반드시 미리보기로 확인하는 습관을 들이면 실수를 줄일 수 있어요.
2) 엑셀 페이지 나누기 미리보기로 확인
보기 탭에서 ‘페이지 나누기 미리보기’ 를 선택하면 엑셀 인쇄영역이 파란색 실선으로 표시됩니다. 어느 범위가 인쇄 대상인지 시각적으로 한눈에 확인할 수 있어서 편리해요.
4. 알아두면 좋은 엑셀 인쇄 팁
1) 인쇄 제목 설정과 함께 활용하기
여러 페이지에 걸친 표를 인쇄할 때 첫 번째 행의 제목이 모든 엑셀 페이지에 반복 출력되도록 설정할 수 있어요. 페이지 레이아웃 > ‘인쇄 제목’ 에서 반복할 행 또는 열을 지정하면 됩니다.
2) 엑셀 페이지 여백 조정으로 공간 늘리기
엑셀 페이지 여백을 줄이는 것만으로도 내용이 한 페이지에 들어오는 경우가 있어요. 페이지 레이아웃 > 여백 > ‘좁게’ 를 선택해 여백을 최소화해보세요.
3) 눈금선 함께 출력하기
표 테두리 없이 작업한 경우 인쇄 시 격자선을 함께 출력하면 보기 좋은 결과물을 얻을 수 있어요. 페이지 레이아웃 탭 > 시트 옵션 > 눈금선 > ‘인쇄’ 에 체크하면 됩니다.
5. 자주 문의하는 질문
1) 엑셀 인쇄영역 설정 후 저장하면 다음에도 유지되나요?
네, 엑셀 인쇄영역 설정은 파일과 함께 저장됩니다. 다음에 같은 파일을 열었을 때도 설정한 엑셀 인쇄 범위가 그대로 적용돼요.
2) 특정 시트만 엑셀 인쇄영역 설정하고 싶어요.
엑셀 인쇄영역 설정은 시트별로 독립적으로 적용됩니다. 각 시트에서 개별적으로 설정해주면 시트마다 다른 인쇄 범위를 지정할 수 있어요.
6. 마무리
엑셀 인쇄영역 설정은 한 번만 제대로 익혀두면 매번 인쇄할 때마다 범위를 따로 지정할 필요 없이 바로 사용할 수 있는 편리한 기능입니다. 오늘 소개한 엑셀 인쇄 기능들을 직접 적용해보면서 본인에게 맞는 방식을 찾아보시길 권장합니다.
